“SIULAN DIAN” Peningkatan Pelayanan Perencanaan Berbasis Teknologi Informasi di Subag. Bina Program RSUD Dr. Moewardi
Untuk mencapai pelayanan Rumah Sakit yang berkualitas diperlukan sebuah tata kelola manajemen pelayanan yang baik, bersih dan berkualitas. Tata kelola manajemen ini membutuhkan proses perencanaan yang kuat dan berbasis teknologi informasi melalui model pelayanan perencanaan digital.
SIULAN DIAN (Penyusunan Sistem Informasi Usulan Modalitas Pelayanan)merupakan aplikasi yang menghubungkan secara digital antara instalasi dengan manajemen rumah sakit dalam proses pengusulan modalitas layanan. Aplikasi ini merubah cara kerja dari manual menjadi kerja digital yang lebih efektif, transparan dan kolaboratif.
Aksi perubahan kinerja pelayanan ini disusun berdasarkan hasil diagnosa organisasi dimana dalam pelaksanaannya dibagi dalam 6 milestone kegiatan yang terdiri dari: 1) Pembentukan Tim Efektif ; 2) Koordinasi dengan Stakeholder; 3) Penyusunan aplikasi; 4) Penyusunan tutorial aplikasi; 5) Sosialisasi dan pelatihan penggunaan aplikasi; 6) Monitoring dan evaluasi.
Hasil yang didapat dari pelaksanaan aksi perubahan jangka pendek adalah tersedianya aplikasi sistem informasi usulan modalitas pelayanan (SIULAN DIAN) yang telah digunakan oleh instalasi dalam pengusulan belanja modal tahun 2023.
Dengan adanya aplikasi SIULAN DIAN telah mentransformasi pelayanan perencanaan dimana terjadi perubahan yang cukup signifikan yaitu:
| No | Sebelum adanya aplikasi | Sesudah adanya aplikasi |
| 1 | Penyampaian usulan modalitas pelayanan masih dilaksanakan secara manual mengetik di kertas | Penyampaian usulan modalitas pelayanan sudah dilaksanakan menggunakan aplikasi |
| 2 | Proses perencanaan modalitas pelayanan tidak melibatkan bidang pelayanan | Proses perencanaan modalitas pelayanan telah berkolaborasi dengan bidang pelayanan pengampu |
| 3 | Unit kerja/instalasi tidak dapat mengetahui posisi dan status surat usulan modalitas mereka | Unit kerja/instalasi dapat melacak dan mengetahui dengan cepat posisi dan status usulan modalitas |
| 4 | Tidak ada mekanisme penentuan prioritas penganggaran modalitas pelayanan | Terdapat mekanisme penentuan prioritas penganggaran modalitas pelayanan |
Dengan tersedianya SIULAN DIAN ini diharapkan pengelolaan data base perencanaan modalitas akan menjadi lebih akurat, lengkap, transparan dan dapat diakses secara cepat. Disamping itu prinsip kolaborasi bisa diterapkan di dalam proses perencanaan modalitas karena melibatkan pimpinan level pengawas yang membawahi berbagai unit kerja/instalasi dalam penentuan prioritas kebutuhan belanja modalitas.
Aspek transparansi juga akan bisa ditegakkan mengingat unit kerja/instalasi akan mengetahui usulannya sudah sampai berada di tahap tertentu, sudah di diterima atau tidak, sudah datang atau belum. Unit kerja/instalasi akan dipermudah ketika melakukan pengusulan karena dalam aplikasi ini sudah tersedia berbagai menu modalitas mereka hanya tinggal memilih menu yang dibutuhkan dibandingkan ketika manual harus menulis surat permohonan.